CADRE DE LA POLITIQUE
Le TAZ accorde une grande importance à la protection de vos renseignements
personnels. Conformément à la Loi 25 sur la protection des renseignements
personnels dans le secteur privé, nous nous engageons à gérer vos informations de
manière responsable, sécuritaire et transparente.
Cette politique vise à informer toute personne qui interagit avec Le TAZ (clients,
partenaires, visiteurs ou participants à nos activités) de la façon dont ses
renseignements personnels sont collectés, utilisés, conservés et détruits.
RESPONSABLE DE LA POLITIQUE
Responsable de la protection des renseignements personnels :
• Directeur général, Philippe Jolin
PRINCIPES DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Le TAZ s’engage à respecter les principes suivants :
1. Collecte minimale : seuls les renseignements nécessaires à la prestation de
nos services sont recueillis.
2. Consentement éclairé : aucun renseignement personnel n’est recueilli sans
votre accord.
3. Utilisation limitée : les renseignements ne servent qu’aux fins pour lesquelles
ils ont été fournis.
4. Accès restreint : seules les personnes autorisées au sein du TAZ peuvent
accéder à vos renseignements personnels.
5. Sécurité et confidentialité : des mesures rigoureuses sont en place pour
prévenir la perte, le vol, ou tout accès non autorisé.
6. Conservation limitée : vos renseignements sont conservés uniquement pour
la durée nécessaire à la prestation de nos services.
7. Destruction sécurisée : les renseignements sont supprimés de façon
définitive lorsqu’ils ne sont plus requis.
PRINCIPES DIRECTEUR
Le TAZ peut recueillir certains renseignements personnels lorsque vous :
• participez à une activité, un programme ou un événement ;
• effectuez une réservation ou un paiement ;
• remplissez un formulaire d’inscription ou de contact ;
• communiquez avec nous par courriel, téléphone ou tout autre moyen
électronique.
Les renseignements personnels recueillis par le TAZ par sont nécessaires afin de : (a)
vous fournir nos services, notamment les Sports d’action; (b) vous lier légalement à
la décharge de responsabilité et; (c) communiquer avec les services de secours et/ou
un de vos proches en cas d’accident. En fournissant vos renseignements personnels,
vous consentez exclusivement à leur utilisation et communication en vue de ces
finalités.
Si vous décidez de transmettre volontairement des renseignements personnels ou
confidentiels au TAZ, que ce soit par courriel, au moyen d’un formulaire électronique
non sécurisé ou par tout autre canal technologique, ces renseignements ne seront
utilisés qu’afin de répondre à votre message ou de donner suite à votre demande.
POLITIQUE DE CONSERVATION ET DE DESTRUCTION
Le TAZ conserve vos renseignements personnels uniquement dans le cadre de sa
prestation de ses services et pour un temps (5 ans) respectant notre politique de
confidentialité. La destruction de ces renseignements est effectuée de manière
sécurisée et conformément aux exigences de la Loi 25.
Pour en savoir plus sur nos pratiques de conservation et de destruction des données,
nous vous invitons à consulter notre politique de conservation et de destruction.
COMMUNICATION À DES TIERS
Le TAZ reconnaît l’importance de respecter la vie privée et de protéger les
renseignements personnels. Il prend ainsi les mesures nécessaires pour se
conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur
privé (Loi 25). En aucun cas, Le TAZ ne vend, ne loue, ni ne partage vos
renseignements personnels à des tiers à des fins commerciales.
Le TAZ ne communiquera aucun renseignement personnel ou autrement
confidentiel, sauf dans certaines exceptions prévues :
• lorsqu’une obligation légale ou une ordonnance d’un tribunal l’exige ;
• dans le cadre de l’exécution d’un contrat confié à un fournisseur tiers.
Lorsqu’un fournisseur externe est retenu, Le TAZ met en oeuvre tous les moyens
appropriés pour s’assurer que vos renseignements personnels sont :
• collectés, utilisés, conservés et détruits conformément à la Loi 25 ;
• protégés de manière sécurisée, incluant une certification appropriée (SOC 2,
ISO 270001, ou autres.).
SÉCURITÉS ET MESURES DE PROTECTION
Le TAZ réaffirme son engagement ferme à respecter la vie privée et la confidentialité
des renseignements personnels de tous ses usagers. Chaque membre du personnel
du TAZ est conscient de ses responsabilités et agit en conformité avec les principes
de la Loi 25 afin d’assurer la confiance, la transparence et la sécurité de l’information.
Le TAZ met également en place des mesures de sécurité adaptées à la nature des
renseignements personnels qu’il détient, notamment :
• le contrôle des accès aux systèmes informatiques ;
• la surveillance et la prévention des accès non autorisés ;
• la formation du personnel sur la protection des renseignements personnels ;
• la révision régulière des pratiques internes de sécurité.
Ces mesures incluent des protections physiques, administratives et technologiques,
adaptées au niveau de sensibilité, à la quantité et au format des renseignements
personnels recueillis, ainsi qu’aux méthodes utilisées pour leur conservation.
MISE À JOUR DE LA POLITIQUE
Cette politique est révisée et mise à jour annuellement, au besoin, afin de demeurer
conforme à la Loi 25 et aux meilleures pratiques en matière de protection des
renseignements personnels. Toute modification sera publiée sur nos plateformes
officielles.
VOS DROITS
Conformément à la Loi 25, vous disposez des droits suivants :
• Accéder aux renseignements personnels détenus à votre sujet ;
• Faire corriger toute information inexacte ou incomplète ;
• Retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication
de vos renseignements ;
• Demander la suppression de vos renseignements personnels lorsque ceux-ci
ne sont plus nécessaires.
Pour exercer vos droits, communiquez avec le responsable de la protection des
renseignements personnels, Philippe Jolin, à l’adresse suivante : taz@taz.ca.
TRAITEMENT DES PLAINTES
Toute personne qui estime que ses renseignements personnels ont été traités de
manière inappropriée, ou qui considère que la Loi 25 n’a pas été respectée à son
égard, peut déposer une plainte auprès du Le TAZ. La plainte peut concerner la
collecte, la conservation, l’utilisation, la communication ou la destruction de
renseignements personnels.
Le TAZ s’engage à traiter toute plainte en toute confidentialité. Les renseignements
personnels impliqués sont protégés et ne sont accessibles qu’aux personnes
autorisées dans l’exercice de leurs fonctions.
Pour exercer ce droit, communiquez avec le responsable de la protection des
renseignements personnels, Philippe Jolin, à l’adresse suivante : taz@taz.ca.
CADRE DE LA POLITIQUE
La présente politique vise à encadrer la conservation et la destruction sécurisée des
renseignements personnels détenus par Le TAZ en conformité avec la Loi 25 sur la
protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Elle a pour but d’assurer
la confidentialité, l’intégrité et la protection des données de nos utilisateurs, tout en
respectant les délais de conservation nécessaires.
Cette politique s’applique à l’ensemble des renseignements personnels collectés auprès
des clients, incluant, sans s’y limiter aux éléments suivants :
• Informations relatives aux comptes clients (nom, adresse, courriel, téléphone, date
de naissance, etc.).
• Historique d’achats, d’abonnements ou de passes d’entrée non active.
• Toute information liée à l’utilisation des services offerts par Le TAZ en ce qui
concerne l’acceptation des politiques de notre décharge de responsabilité.
PRINCIPES D’UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Via le formulaire de décharge de responsabilité, Le TAZ recueille vos noms et prénoms,
votre adresse de courriel, votre adresse postale, votre âge, les coordonnées d’une
personne à contacter en cas d’urgence, vos préférences en matière de pratiques
sportives et, le cas échéant, les noms et prénoms d’un mineur à votre charge, son âge et
votre lien de parenté (collectivement, les « renseignements personnels »).
Les renseignements personnels recueillis par Le TAZ sont nécessaires afin de :
a) vous fournir nos services, notamment les Sports d’action ;
b) vous lier légalement à la décharge de responsabilité ;
c) communiquer avec les services de secours et/ou un de vos proches en
cas d’accident.
En fournissant vos renseignements personnels, vous consentez à leur utilisation
et communication en vue de ces finalités.
Vous avez le droit d’avoir accès à vos renseignements personnels et de les rectifier s’ils
sont inexacts, incomplets ou équivoques. Vous avez également le droit de retirer votre
consentement à leur utilisation et communication. Toutefois, étant donné que ces
renseignements personnels sont nécessaires à la prestation de nos services, il est
possible que nous arrêtions de vous fournir de tels services.
PRINCIPES DE CONSERVATION
Les données liées à un compte client inactif seront supprimées de façon définitive.
Compte inactif : tout compte d’utilisateur qui n’a pas été utilisé depuis plus de cinq
(5) ans à la date d’exécution de la procédure et qui ne comporte aucune passe
d’entrée active ou restante au TAZ.
PROCESSUS DE DESTRUCTION
Chaque année, au mois de septembre, une vérification automatisée est effectuée par le
fournisseur afin de repérer les comptes inactifs depuis cinq (5) ans. Cette vérification
entraîne une suppression complète et irréversible des données personnelles des comptes
concernés dans nos systèmes informatiques.
Un registre interne des suppressions est tenu afin de documenter la conformité du
processus. Ce registre contient uniquement le nom, le prénom et le numéro de téléphone
de l’ancien compte client.
MESURES DE SÉCURITÉ
Les données sont supprimées à l’aide de procédés sécurisés empêchant toute
récupération ultérieure. L’accès aux outils de suppression est limité au personnel autorisé
et formé à la gestion sécuritaire des renseignements personnels. Des audits internes
peuvent être réalisés pour vérifier l’application de cette politique.
RÉVISION DE LA POLITIQUE
La présente politique peut être révisée dès que des modifications législatives ou
technologiques le nécessitent.